Qué puede pedirle tu empresa a la mutua cuando un trabajador coge la baja

La escena se repite en miles de pequeñas empresas. Llega el parte de baja, la gestoría lo tramita y la empresa espera. Semanas, a veces meses. El Real Decreto 625/2014, que regula el control de la incapacidad temporal durante el primer año, reparte el juego de otra manera: la mutua puede actuar desde el primer día, y la empresa puede exigirle que lo haga.

Conviene fijar quién es quién. Cuando la baja es por contingencia común (una gripe, una lumbalgia, ansiedad), el médico de cabecera la concede y solo él, o la inspección médica pública, puede dar el alta. La mutua colaboradora con la Seguridad Social, si tu empresa le tiene cedida esa cobertura, paga el subsidio a partir del día 16 y controla el proceso desde el principio. Ese verbo es el que muchas pymes desconocen.

Lo que la mutua puede hacer desde el primer día

• Citar al trabajador a reconocimiento médico desde el mismo día en que se expide el parte de baja, con una antelación mínima de cuatro días hábiles.
• Suspender cautelarmente el subsidio si el trabajador no acude. Este dispone de diez días para justificar la ausencia; sin justificación, la prestación se pierde.
• Proponer el alta. La inspección médica del servicio público de salud debe contestar en cinco días hábiles. Si guarda silencio, la mutua puede elevar la solicitud al INSS, que resuelve en cuatro días.
• Dar el alta directamente cuando la contingencia es profesional (accidente de trabajo o enfermedad profesional), porque ahí la gestión sanitaria es suya.

Ninguna de esas palancas se activa sola. La mutua gestiona cientos de miles de procesos y prioriza los que alguien reclama. Una empresa que comunica los partes a tiempo, señala los procesos que se alargan y pide por escrito la propuesta de alta recibe un servicio distinto del que recibe la que se limita a pagar la cuota.

Lo que tu empresa puede exigir (y lo que no puede saber)

Puedes pedir a tu mutua un informe periódico de absentismo de tu plantilla, los tiempos medios que tarda en citar a reconocimiento, su protocolo de propuestas de alta y sus servicios de recuperación: muchas adelantan pruebas diagnósticas, fisioterapia o atención psicológica que acortan la baja. Si las respuestas no convencen, la asociación con la mutua se revisa una vez al año.

Hay una frontera que no se cruza: el diagnóstico. Desde 2023 el trabajador ya ni siquiera entrega copia del parte a la empresa; los datos llegan por vía telemática y sin información clínica. El estado de salud es una categoría especial de datos bajo el RGPD. Pedirlo, directamente o por presión, expone a la empresa a sanciones de la AEPD y contamina cualquier decisión posterior.

La conversación que deberías tener este mes

Llama a tu mutua y haz cuatro preguntas concretas: cuántos días tarda de media en citar a reconocimiento a un trabajador de tu provincia; cuántas propuestas de alta presentó el año pasado sobre procesos de empresas de tu tamaño; qué servicios sanitarios de anticipación ofrece; y qué información periódica está dispuesta a darte sobre tu plantilla. Las respuestas caben en un correo. Su ausencia también es una respuesta.